Så er der gået en uge siden jeg begyndte mig Getting-Things-Done projekt – og første meddelelse er at jeg stadig kører det. Men det som måske er endnu vigtigere er, at det rent faktisk virker.

Den sidste uge har været EKSTREMT hektisk for mig. Ikke på grund af mit GTD-projekt, men fordi jeg har en deadline på mandag som jeg ikke må misse (og det kommer heller ikke til at ske). Det vil sige, at det har været sådan en uge, hvor ting meget meget nemt kan ryge på gulvet og blive glemt.

Men på trods af det har jeg blandt andet nået (udover mit arbejde med at lave tekst og video til akademikursus i Projektstyring):

  • Hænge en knagerække op der har stået i et år
  • Montere nyt dørhåndtag der har ligget i en måned
  • Stormsikre haven til stormen Gorm
  • Lave fødselsdagsinvitation til mine døtres fødselsdag
  • Hente julefilm til julefest på skolen
  • Bestille tid til vinterdæk
  • Reparere skabslåge på badeværelse
  • Tage pasbilleder og bestille nye pas
  • Hænge hylder op
  • Bestille reservedele til grill
  • Købe billetter til The Cure i Forum
  • Skrevet tale til julefrokost
  • Svare en masse mennesker som ellers ville have ligget i min Inbox uden svar
  • … og en masse andre småting

Det kan lyde som en liste over ligegyldige banaliteter – og det er pointen. Det er det også. Men det er den slags banaliteter der får mig til at vågne klokken tre om natten og tænke: “Fuck jeg har glemt ….” Og det er ikke sket. Faktisk har jeg sovet bedre end jeg har gjort længe.

Indsamling er nøglen

 Jeg kan se, at en af de beslutninger jeg tog da jeg startede projektet har vist sig at være fuldstændig rigtig for mig. Nemlig at bruge Evernote som mit system. Det kan godt være det ikke har så mange features som Omnifocus og alle de andre – men det, at Evernote findes på alle de forskellige platforme jeg råder over gør hele forskellen. For det at kunne indsamle tanker, ideer og ting jeg har glemt i det øjeblik jeg kommer i tanke om dem gør hele forskellen for mig.

  • Jeg kan sidde i bilen og få en tanke – og sige til mit ur: “OK Google – Make a note – Tickets for the Cure”. Ja – det er på engelsk, men det gør at det nu står i min indbakke i Evernote og jeg så kan gøre noget ved det når jeg sidder ved en computer
  • Jeg kan stå på badeværelset om aftenen og opdage at skabslågen er gået løs. Jeg er træt og gider ikke gå ned efter en skuretrækker lige nu, så jeg tager et billede med telefonen som bliver gemt i Evernote. Så husker jeg det når jeg har tid til det.
  • Jeg kan modtage en mail mens jeg er ved at optage video – og videresende den til Evernote så den ligger i min Indbakke der. Så kan jeg forholde mig til den når jeg har tid

Det vigtige for mig er, at jeg kan gøre det med det samme. Uden at tænke over det. Jeg skal end ikke overveje om jeg skal besvare en mail nu eller vente. Jeg videresender bare og ved så, at den bliver husket. Jeg skal ikke overveje om jeg gider gå ned i værkstedet efter en skruetrækker i badekåbe – jeg ved, at jeg ser billedet når jeg har tid til at gøre noget ved det. Tricket for mig er at det fjerner det fra min hjerne – og det får mig til at slappe af og kunne koncentrere mig om det jeg laver i det øjeblik jeg laver det.

Jeg mangler stadig en fysisk indbakke. Men den står på min “Næste skridt”-liste. Så vil det være lettere for familien at lægge ting til mig som jeg skal huske, legetøj der er løbet tør for batteri eller tilmeldingssedler fra skolen som jeg skal svare på.

2-minutters reglen er svær 

En af de ting jeg skal øve mig i er 2-minutters reglen, men jeg kan se at den virker. Ideen er at hvis der ligger noget i indbakken som tager UNDER 2 minutter at udføre skal man gøre det uden at tænke over det. Fordi det tager længere tid at beslutte, hvor det skal gemmes og hvornår det skal gøres end rent faktisk at gøre det. Og det er en god ide. Men man kan hurtigt, oplever jeg, komme ind i en gænge, hvor man bare bliver ved med at lave ting som tager 2-minutter, men som tilsammen kommer til at tage meget længere.

Jeg tror dog, at dette kan skyldes, at jeg har startet systemet med måneder af hængepartier. At der var en masse ting jeg ikke havde gjort, og som derfor skulle fikses. Allerede nu efter en uge er den mængde blevet meget mindre. Jeg har simpelthen fået elimineret en del af arbejdspuklen.

Prioriteter og daglige gøremål

En af de ting jeg har fået gjort op med er min tendens til at ville overkategorisere alting. Jeg er jo uddannet bibliotekar, og jeg kan godt lide ideen om komplekse strukturer af tags og mapper og emneord og taksonomier. Men jeg må indse, at jeg ikke har brug for det. Min liste over “Næste skridt” (altså de ting jeg skal gøre nu) er ikke længere end, at jeg kan se den igennem om når jeg har tid og udvælge dem som haster. Jeg behøver ikke at lave et stort system af reminders. Det eneste jeg sætter deadlines på er det som har en deadline. Som at julefilm til julefesten skulle skaffes FØR julefesten. Resten af min tid styres af min kalender, og det har aldrig været noget synderligt problem. Det er efterhånden en del år siden, at jeg har glemt et møde. Så det med at have prioriteter i listerne har jeg droppet. Har ikke brug for det.

Noget andet jeg har droppet er ideen om at ligge i sengen om morgenen og planlægge hvilke to-do punkter jeg skal udføre har jeg prøvet igen og igen. En app som Any.do tilbyder dette i smukt grafisk overblik. Men det virker ikke for mig. For jeg kan udvælge 5 ting om morgenen, køre på kontoret og så rammer virkeligheden. Så når jeg kun 2 af de 5 og føler mig som en totalt taber. Selvom de tre jeg ikke nåede ikke hastede. Det fungerer ikke for mig.

Så istedet bruger jeg systemet til at åbne min liste der i min arbejdsdag, hvor jeg ellers ville vælge en frisk overspringshandling som f.eks. at tjekke Facebook eller læse Ekstra Bladet. Så kan jeg vælge et par ting på listen og få dem fikset. Og jeg har tre kriterier for det valg:

  • Det jeg har mulighed for – jeg kan f.eks. ikke hænge knagerække op når jeg er i studiet, eller bestille pas når borgerservice er lukket
  • Det jeg har tid til – jeg kan hurtigt afgøre om en opgave taget flere timer eller 30 minutter. Hvis jeg kun har tid til 30 minutter så vælger jeg den
  • Det jeg har lyst til … lige nu – nogen gange har man lyst til at tale i telefon, andre gange ikke. Hvis det ikke er vigtigt så vælger jeg ikke at skulle ringe til nogen når jeg ikke har lyst til det

Det har, indtil videre, fungeret fremragende for mig i forhold til at få styr på min tid. Men nu må vi se hvordan det udvikler sig. Jeg skal nok rapportere tilbage om en måned. Om jeg stadig er på sporet af det. Om jeg har fundet noget der skal ændres. Eller om jeg bare er faldet af vognen igen.