EvernoteJeg har travlt for tiden. Men det har jeg på den anden side tit. Men i den sidste måned har jeg oplevet at ting som jeg gerne ville er faldet ned mellem stolene. Det er irriterende.

Så derfor igangsatte jeg i går et projekt. Eller det startede faktisk med, at jeg lyttede til David Allen på Lynda.com fortælle om “Getting Things Done” (Lynda.com har nu fået en “Audio only” mode på deres elæringskurser, så man kan bruge dem i bilen uden at gøre noget ulovligt!). Jeg har tidligere lyttet til lydbogen, men indrømmer, at jeg gik kold i den. Men på en god time, som passede med køreturen fra Aalborg til Djursland, gennemgik han de grundlæggende principper i sin “Getting Things Done” metode.

Det lød fornuftigt … men det må jo komme an på en prøve. Så i går aftes satte jeg mig ned og begyndte. Og jeg har engang lært, at den bedste måde at fastholde et løfte til sig selv er at fortælle verden om det. Så det gør jeg her – første rapport fra mit forsøg på at få styr på sagerne, og udført det jeg har lovet (ikke mindst alt det jeg lover mig selv).

At begynde

Det er ikke første gang jeg kaster mig over et projekt med at få organiseret mit liv med bedre lister og mere overblik. Det som er sket de andre gange er bare, at det er noget jeg holdt op med at gøre når jeg fik travlt. Og det er jo ikke særlig produktivt. Men altså – nu prøver jeg igen på en ny måde.

Der er nogle grundlæggende principper i Getting Things Done, som jeg er begyndt at implementere. Først og fremmest:

  1. Hvis der er noget man skal huske at gøre, så skal det skrives ned. Hjernen er ikke et godt sted at opbevare den slags information.
  2. Alting skal laves om til en handling
  3. Herefter er der fem trin til at arbejde med de ting man skal huske at gøre

Substitut for hjernen

Mit første skridt blev at finde ud af, hvad der kan være substitut for min hjerne når det kommer til at huske ting. Efter at have spurgt på Twitter og afprøvet forskellige apps og tjenester endte jeg med Evernote. Jeg er allerede Evernote-bruger så jeg kendte interfacet, men har ikke brugt den til to-do-lister før. Men så vidt jeg kan se så indeholder den al den funktionalitet jeg har brug for.

  • Den kan bruges på alle de forskellige platforme jeg er på. Jeg har en Windows-PC hjemme, en Macbook på kontoret, en Android-telefon, et Android Wear-ur, en iPad Mini og en iPad Pro. Det er en hulens masse enheder, som jeg bruger i forskellige situationer. Men hvis jeg skal være istand til at gemme enhver ide, opgave eller tanke der falder mig ind så skal jeg kunne det på den enhed jeg sidder ved når jeg får den.
  • Den kan modtage alle typer af input – så jeg kan lave en hurtig lyd-note, en håndskreven note, et billede eller en almindelig tekstnote. Jeg kan endda videresende en email til Evernote, som så laver den om til en note.

Kort sagt indebærer det, at jeg stort set lige meget, hvor jeg er når jeg får en “åh nej jeg skal jo også huske at ….”-oplevelse kan fange den tanke med det samme. Og “indsamling” er første skridt i GTD-tankegangen. Så langt så godt.

Opsætning af struktur

Så jeg fik valgt min teknologi, og kunne så begynde på at opsætte min struktur i Evernote. Ideen er at lave en række notesbøger, som indeholder opgaverne på en måde så jeg faktisk kan få dem udført. Her er dem jeg oprettede:

  • A. Indbakke
  • B. Næste skridt
  • C. Planlagt
  • D. På et tidspunkt
  • E. Arkiveret
  • Z. Udført

Alting starter i A. Indbakke. Det er den som alting gemmes i. Alle de løse tanker, alle de ting jeg lige kommer i tanke om at jeg skal huske etc. De må gerne være ufærdige, skitseagtige, kryptiske og uforståelige for alle andre end mig. Det er den korte note jeg skribler ned i køen i Lidl. Eller den jeg dikterer til mit ur mens jeg kører. Det er bare det som er blevet “indfanget”.

Med jævne mellemrum, helst dagligt, sætter jeg mig så ned og gennemgår dem og tager beslutning om, hvad jeg skal med dem. Det er det som i GTD kaldes “Clarify” – vi kan kalde det “Klarlægge”. Ideen er, at jeg sidder et roligt sted og gennemgår dem en efter en, skriver dem om, hvis det er nødvendigt og så overfører dem til en af de andre notesbøger – eller smider dem ud, hvis det, ved nærmere eftertanke, ikke er noget jeg skal gøre noget ved.

Nogen ryger videre til B. Næste skridt. Det er notesbogen med alt det som jeg skal gøre så snart jeg får tid. Nogen af dem får endda en dato på så jeg får en reminder når det er oppe over.

Andre ryger til C. Planlagt. Det er ting som ikke nødvendigvis haster, men som jeg skal gøre indenfor en rimelig tid. Det er også ting, som jeg ikke kan gøre endnu – måske fordi de venter på, at noget andet sker, eller det bare først er noget som skal gøres senere. De kan også have datoer på, men for det meste er det bare en mappe med ting, som jeg skal overveje at flytte op til Næste Skridt og altså gøre operationelle.

De ting som jeg ikke skal gøre noget ved lige nu, men som jeg gerne vil når jeg engang får lyst – f.eks. “Lave nyt website til semiosis.dk” – ryger til D. På et tidspunkt. Det er i høj grad de lystbaseret ting, som jeg gerne vil begynde på når tiden er der. Men som jeg erkender, at jeg ikke har tid til lige nu. De skal bare ud af hovedet og parkeres et sted, hvor jeg ikke glemmer dem.

De to sidste er de ting jeg ikke skal gøre noget ved. I E. Arkiveret ligger de ting, hvor det ikke er mig der skal gøre noget. Aftaler som venter på svar, referencer til ting jeg skal huske. Alt det som ikke indeholder en handling, men som jeg ikke må glemme – fordi før eller siden kan det være de kræver en handling. Og til sidst er der så Z. Udført. Her er så et arkiv af alle de ting jeg rent faktisk har gjort. Dels fordi det er tilfredsstillende at kunne se på alt det man har gjort, men også som en reference. Jeg har tidligere været ude for at gøre noget to gange fordi jeg havde glemt at jeg havde gjort det. Det er dumt!

Dag 1

Så nu er jeg igang. Jeg startede med i aftes at lave en brainstorm med mig selv og skrive alting jeg skulle huske ned i indbakken … og så derefter gennemgå dem en efter en, lave det om til konkrete handlinger og flytte dem til relevante notesbøger. Så langt så godt. Den sande test kom her til morgen.

Jeg ankom på kontoret kl. 8 – og besluttede mig for, at en gennemgang af de par ting der lå i indbakken var en god morgenrutine. Derefter åbnede jeg B. Næste skridt og så dem igennem med to kriterier: hvad kunne jeg gøre med det samme og hurtigt – og hvad hastede? På en time havde jeg fået flyttet fem hængepartier til Z. Udført. Det føltes ret godt må jeg jo indrømme. Faktisk følte jeg mig så meget i overskud, at jeg besluttede mig for at skrive en artikel om det.

Dag 2

Dag 2 er i morgen …. og det er jo så nu prøven skal stå. Får jeg gennemført det her? Får jeg gjort det til en del af min daglige rutine? Og vil det rent faktisk hjælpe mig til at være mere effektiv?

Det første jeg gør nu er at lægge en note i C. Planlagt med en reminder om at skulle lave en opfølgning til denne artikel om en uge. Så må vi jo se om det lykkes denne gang.